Time management
Time management - Metódy, aplikácie, tipy
Kto túži po nezmyselnom míňaní svojho drahocenného času alebo ponáhľaní sa z jedného stretnutia na druhé pod tlakom stresu? „Nemám čas“. To je veta, ktorá zaznieva v poslednej dobe veľmi často. Ak ľuďom niečo chýba, tak potom je to predovšetkým čas. Zrazu sa nám zdá, že máme menej času ako všetci naši predkovia. Aj keď ich deň mal tiež 24 hodín a nemali žiadne automatizované stroje, ktorými by si pri práci pomohli.
Nechajte sa inšpirovať tímom našich odborníkov, ktorý pre Vás pripravil tento článok a naučíte sa ako získať viac času na to, čo máte naozaj radi. Vďaka fenoménu time managementu si stanovíte pevné priority a uľahčíte určité procesy, čo automaticky prispeje aj k zvýšeniu kvality Vášho života.
Čo je time management?
Čas nečaká na žiadneho človeka. Je to fenomén, ktorého nikdy nebudeme mať dosť na to, aby sme splnili akúkoľvek veľkú alebo malú úlohu.
Time manažment je koordinácia úloh a činností s cieľom maximalizovať efektívnosť úsilia jednotlivca. Účelom time managementu je v zásade umožniť ľuďom urobiť viac a lepšie pracovať za kratší čas. Organizácia denných úloh Vám pomôže dokončiť prácu načas, nevynechať dôležité stretnutia a dá Vám priestor na kreativitu a proaktivitu pri úlohách. Náležité zručnosti v oblasti time managementu Vás môžu nakoniec priviesť k dosiahnutiu dôležitých cieľov a rozvoju Vašej osobnosti či firmy.
Prečo potrebujeme metódy time managementu?
Môžete sa inšpirovať metódami time managementu a potom si pripraviť svoj vlastný systém, ktorý Vám najlepšie vyhovuje. Najefektívnejším spôsobom, ako zachytiť, čo musíte urobiť a potom určiť jeho prioritu, je používať zoznamy. Ide o veľmi jednoduchý, no účinný nástroj. Mnoho ľudí používa jeden jednoduchý zoznam úloh. Na tento zoznam si zoradia všetko, čo dnes potrebujú urobiť. Toto je metóda, ktorú vyvinul Stephen R. Covey, ktorý tvrdí, že najdôležitejšie veci by sa mali vybaviť prostredníctvom prioritného systému ABC. Pri zmene okolností musíte samozrejme občas zoznam priorít zmeniť.
David Allen neodporúča stanovovať priority, pretože hovorí, že priority sa menia celý deň. Klasickým systémom určovania priorít pre zoznam je systém ABC. Tento systém priradí každej Vašej úlohe vo Vašom zozname písmeno, ktoré označuje ich dôležitosť alebo naliehavosť. „A“ predstavuje najdôležitejšiu alebo urgentnú úlohu. Priority s bodmi „A“ musia byť urobené najskôr alebo dnes.
Písmeno „B“ priraďte veciam, ktoré majú druhoradý význam alebo sú menej urgentné. Písmeno „C“ priraďte veciam, ktoré sú najmenej dôležité. V každej kategórii sú úlohy zoradené aj podľa relatívneho významu. Váš zoznam by mal obsahovať A1, A2, A3, B1, B2 atď. Nemusíte byť jeho otrokom. Ak príde príležitosť dokončiť B2 pred možnosťou dokončiť B1, je to v poriadku. Ak je efektívnejšie zoskupovať úlohy podľa typu, ako naznačuje Allen, aj to môže byť efektívne.
Naplánovanie si určitého času napríklad na zodpovedanie e-mailov alebo vybavenie telefónnych hovorov, či telekonferencií, môže byť efektívnejšie. Prostredníctvom prístupu, ktorý predstavil Stephen Covey to je pre väčšinu ľudí jednoduchšie. Je potrebné, aby ste sa každý deň riadili zoznamom, aby ste mali aktuálne informácie, ale zároveň zostali dostatočne časovo flexibilní, aby ste to mohli v prípade potreby zmeniť.
Pravidlo 80/20 sa označuje aj ako Paretov princíp. Koncept pochádza od talianskeho ekonóma Vilfreda Pareta, ktorý tvrdil, že 80 percent krajiny vlastní iba 20 percent populácie. To prinútilo Pareta ďalej skúmať túto nerovnováhu a zistiť, ako to súvisí s inými oblasťami. Máte ťažkosti s určovaním priorít úloh a trávením príliš dlhého času odpovedaním na e-maily? Je Váš diár plný stretnutí a telefonátov? Potom by ste mali rozdeliť všetky svoje úlohy v Eisenhowerovej matici do jedného zo 4 kvadrantov.
Ďalšou možnosťou je stanoviť si priority na viac času pomocou aplikácií Time Managementu.
Existuje veľa stratégií a aplikácií na správu času, ktoré pomáhajú jednotlivcom zlepšovať ich každodenný život. Od identifikácie osobných problémových oblastí až po vytváranie akčných plánov. Všetky pomáhajú zlepšiť Vaše schopnosti v oblasti time managementu.
Odporúčané Time management aplikácie
Trello je vizuálny nástroj ako si možno jednoducho usporiadať Vašu prácu aj život. Aplikácia má viac ako 35 miliónov registrovaných používateľov, ktorí organizujú svoje projekty v práci, doma alebo kdekoľvek inde. Či už plánujete projektovanie webových stránok, dovolenku alebo externú spoločnosť, Trello je prispôsobiteľný pre všetky vaše potreby. Aplikácia má hodnotenie 4,6 bodu.
Aplikácia Wunderlist spoločnosti „6 Wunderkinder GmbH“ patrí k aplikáciám, ktoré pomáhajú miliónom ľudí na celom svete zaznamenávať svoje nápady, aktivity a pamiatky, či už zdieľate nákupný zoznam s blízkym, pracujete na projekte alebo plánujete dovolenku. Wunderlist uľahčuje zdieľanie Vašich zoznamov a spoluprácu s každým vo Vašom živote. Túto aplikáciu ohodnotilo 4,7 z 5 na AppStore viac ako 500 000 ľudí.
Todoist od Doist je zoznam úloh, ktorý pomáha ľuďom a tímom organizovať, plánovať a spolupracovať na veľkých i malých projektoch. Aplikácia je hodnotená 4,7 bodmi a má viac ako 180 000 používateľov.
Microsoft Outlook je aplikácia od spoločnosti Microsoft Corporation a má hodnotenie 4,5 z 5 možných bodov. Teraz ho používa 4 417 000 ľudí. Existuje veľa aplikácií, ktoré vám môžu „predĺžiť“ čas a vylepšiť alebo zjednodušiť váš každodenný život.
Ak teda hľadáte nejakú aplikáciu na správu svojho času osobne aj súkromne, odporúčame vám Wunderlist. Ak však potrebujete zložitejšiu aplikáciu, ktorá vám pomôže riadiť ľudí alebo tímy vo Vašej organizácii, musíte si zaobstarať aplikácie s pokročilými funkciami, ako sú Todoist alebo Trello.
Ak začínate podnikať alebo chcete mať iba základný prehľad o Vašich denných aktivitách, či nových SEO aj copywritingových tréningoch, môžete tiež použiť aplikáciu Google na správu času. Má ideálny pomer ceny a výkonu. Napriek tomu, že ju spoločnosť poskytuje bezplatne, umožňuje svojim používateľom prostredníctvom svojich funkcií zaznamenávať širokú škálu osobných a súkromných aktivít a upravovať projekty.
Time management hry
Existuje tiež veľa hier na riadenie a správu času, ktoré si môžete zahrať sami alebo v skupine. Princípom time management hier je dosiahnuť určité ciele v určitom poradí, ale s obmedzeným časom a prostriedkami.
Time management hry je možné rozdeliť na:
– offline (klasické alebo jednoduché, ľudia spolu nehrajú na počítači),
– online (dajú sa hrať na PC, smartfóne alebo tablete a ďalej sa členia podľa typu (napr. reštaurácia, životný štýl, podnikanie, hotel, poľnohospodárstvo, fantasy hry atď.).
Prečo sú time management hry užitočné?
Môžu vám vylepšiť reakčný čas, napr. svoje reflexy – ak nemôžete včas zareagovať na výzvy v hre, nebudete sa môcť pohnúť vpred. Vylepšujú vašu tímovú prácu a správu zdrojov. Pomôžu vám zdokonaliť svoje plánovacie a strategické schopnosti a pochopiť dôležitosť riadenia času. V skutočnosti existuje veľa hier na správu času. Skúste si zahrať tieto hry na správu času (napr. Zeitmanagementspiel.de, 1001Spiel.de alebo Jetztspielen.de), ale nezabudnite, že čím viac času budete hrať, tým menej času budete mať na ďalšie aspekty svojho každodenného života.
Time management tipy
- Stanovte si jasné ciele, ktoré by ste mali dosiahnuť zlepšením riadenia času (napr. píšte viac e-mailov, viac žehlite, viac cvičte, stanovte si viac času na svoju rodinu, …).
- Vyskúšajte niekoľko metód a vyberte si tú, ktorá najlepšie vyhovuje Vašej situácii.
- Vyskúšajte aspoň tri z našich odporúčaných aplikácií a vyberte si aplikáciu, ktorá najlepšie vyhovuje Vašim osobným cieľom (zatiaľ čo Trello je určené pre kreatívnych ľudí, ktorí potrebujú vytvárať články, Google Calendar alebo Todoist sú dostupné takmer pre každého)
- Skúste si zahrať aspoň jednu time management hru.
- Osloboďte sa od zlodejov času (pozeranie televíznych seriálov, Facebook, návštevy krčmy, diskusie a stretnutia s ľuďmi, ktorí pre vás nie sú prínosní …).
- Povedzte o time managemente aj ostatným – existuje veľa kníh a článkov o time management. Pokúste sa zistiť, čo je užitočné pre Vašich priateľov alebo príbuzných, ale buďte opatrní – táto štúdia môže trvať viac času, ako si myslíte, a možno na začiatku budete investovať viac času, ako ušetríte. 🙂